Quản lý nhân sự: Ưu thế đến từ sự tự động hóa

Quản lý nhân sự: Ưu thế đến từ sự tự động hóa

Chia sẻ tri thức Công nghệ Công nghệ và Cuộc sống

Không thể phủ nhận được sự thật rằng ngành công nghiệp nguồn nhân lực toàn cầu đã và đang được định hình bởi nhiều yếu tố trong thế kỷ 21, bao gồm suy thoái kinh tế, đổi mới công nghệ đột phá và một thế hệ công nhân mới với niềm tin mạnh mẽ về môi trường làm việc lý tưởng sẽ như thế nào. Điều này có thể cải thiện điều kiện làm việc của doanh nghiệp nhưng cũng dẫn đến vô số khó khăn cho người quản lý rằng nên sử dụng phương pháp gì để có thể quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Một trong những ưu thế có thể tận dụng từ thời kỳ công nghệ hoá hiện đại hoá đó chính là áp dụng tính tự động hoá trong quản lý nhân sự.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi để định nghĩa quá trình phát triển nhân lực của một doanh nghiệp hay tổ chức. Theo thuật ngữ trên, yếu tố con người của một tổ chức được xem như tài sản, con người là yếu tố quan trọng, xứng đáng để đầu tư và phát triển.

Quản lý nhân sự đã phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ qua, trở thành sự ưu tiên hàng đầu của mọi tổ chức. Doanh nghiệp đã nhận ra tầm quan trọng của việc tuyển dụng, phát triển và níu giữ nhân tài và cách mà họ có thể đóng góp đến lợi ích cũng như thành công của toàn doanh nghiệp. Vì vậy, họ luôn củng cố yếu tố này, xem chúng như tài sản của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự theo cách truyền thống và những vấn đề tiềm tàng

Trong khi những phần mềm quản lý hay những cách quản lý nhân sự hiện đại đàng càng ngày càng đầu tư hơn vào việc phát triển năng suất và hiệu suất công việc thì những phần mềm nhân sự truyền thống vẫn đang phải vật lộn để bắt kịp với những xu hướng mới,  tùy thuộc vào hệ thống mà làm ảnh hưởng đến năng suất và chi phí leo thang của doanh nghiệp.

Đây là một số ví dụ về một thập kỷ trước:

  • Lo lắng về các vấn đề xã hội: Khi phương tiện truyền thông vẫn đang trên đà phát triển, các nhà tuyển dụng đã coi đó là một nguồn gây xao lãng đe dọa năng suất làm việc của họ. Gần hai phần ba doanh nghiệp lúc bấy giờ đã sử dụng công nghệ để ngăn chặn kết nối đến các trang web bị cấm. Con số này giảm xuống chỉ còn 30% ngày nay.
  • Giám sát chặt chẽ: Vào năm 2006, thay vì ngăn chặn một số trang web, các nhà quản lý đã lợi dụng sự kết nối này để giám sát quyền truy cập của nhân viên. Hiện nay con số này giảm chỉ còn 26%
  • Chính sách chặt chẽ: Mười năm trước, khoảng 76% nhân viên đã thú nhận rằng doanh nghiệp họ ban hành chính sách đảm bảo nội dung và sử dụng email rất chặt chẽ. Ngày nay con số này đã giảm chỉ còn 34%

Mặc dù hệ thống tuyển dụng nhân sự đang được áp dụng nhiều công nghệ mới, chúng vẫn thường gặp phải nhiều vấn đề về vận hành:

  • Người quản lý thường dành phần lớn thời gian xử lý các tác vụ thủ công, như xử lý bảng tính nhật ký thời gian, tính toán bảng lương, trả lời email.
  • Nhập dữ liệu thủ công làm cho hồ sơ rất dễ gặp sai sót, làm ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu.
  • Quy trình công việc kế thừa và phân bổ nguồn lực không được tối ưu hóa dẫn đến chi phí cao và doanh thu thấp hơn.
  • Các quy trình không thể xử lý các yêu cầu khác nhau của môi trường làm việc năng động hiện đại, làm tổn hại đến trải nghiệm của nhân viên.
  • Chính sách quản lý và lưu trữ dữ liệu không tập trung, dẫn đến các vấn đề như dư thừa và trùng lặp dữ liệu

Mặc dù những vấn đề như vậy đang khiến các doanh nghiệp không hoạt động với hiệu quả tối đa, nhưng chúng cũng đóng vai trò như những động lực thúc đẩy các nhà quản lý khám phá các khả năng công nghệ mới.

Quản lý nhân sự theo cách tự động hoá

  • Hệ thống quản lý lương bổng:Quản lý thủ công bảng lương và thanh toán là một quá trình tốn nhiều thời gian và có nhiều tiềm tàng về lỗi. Nhờ hệ thống tự động hóa, quản lý tiền lương hiện đang giảm đáng kể thời gian xử lý, độ chính xác chi phí cao hơn và bảo vệ dữ liệu được cải thiện. Cách thức Tự động hóa có thể mang lại sự thay đổi toàn diện trong cách các nhóm biên chế thực hiện công việc của họ:
  • Thu thập dữ liệu đơn giản: Với tính tự động hóa, thu thập dữ liệu trở thành một nhiệm vụ dễ dàng vì nó chỉ cần nhập một lần tại nguồn. Hệ thống sau đó đảm bảo rằng chỉ những thông tin cập nhật nhất mới được tận dụng cho hệ thống tính toán tiền lương.
  • Truyền dữ liệu tức thì: Người dùng có thể nhận ra một sự chuyển giao thông tin liền mạch. Tổ chức nhân sự HRIS có thể được tích hợp trực tiếp với giải pháp trả lương toàn cầu, cho phép cả hai hoạt động song song
  • Xác thực dữ liệu chính xác: Xác thực dữ liệu tự động hoá giúp loại bỏ yêu cầu kiểm tra bảng tính theo cách thủ công, thiết lập các thuật toán cụ thể của các tác vụ trả lương chính xác
  • Quản lý công việc một cách đơn giản: Các nhiệm vụ trả lương lặp đi lặp lại có thể được lắp đặt để hoàn thành tự động, tiết kiệm thời gian quý báu được sử dụng trong việc lên lịch hoặc phân công nhiệm vụ.

 Tuyển dụng và đào tạo

Quá trình tuyển dụng nhân viên là một công việc đòi hỏi nhiều yêu cầu, trong đó nhân viên thường phải giải quyết rất nhiều giấy tờ, bao gồm sơ yếu lý lịch, mô tả công việc, biểu mẫu thuế, tài liệu của các công việc trước đây, tài liệu liên quan đến giáo dục và những thứ tương tự. Đồng thời, các tài liệu này có thể cần được thông qua bởi nhiều người quản lý, những người thường xử lý các bộ quy trình khác nhau.

Tự động hóa cả quy trình tuyển dụng và đào tạo có thể làm giảm thiểu sai sót của con người, tăng tốc độ hợp tác, ngăn ngừa khả năng đánh mất thông tin và cải thiện khả năng đào tạo của mỗi doanh nghiệp.

Đồng thời, các công cụ như chatbot nhân sự có thể làm cho quá trình tuyển dụng trở nên tương tác hơn. Nó thậm chí có thể giải quyết các vấn đề phổ biến của nhân viên như làm thế nào để điền thông tin liên quan vào các biểu mẫu hoặc chi tiết liên quan đến môi trường làm việc mới.

Quản lý hồ sơ

Một hệ thống quản lý hồ sơ tự động sẽ giúp nhân viên tiết kiệm vô số giờ làm việc. Nó cũng có thể phân tách trực tiếp dữ liệu nhân viên dưới dạng sơ đồ hay biểu đồ rất đẹp mắt, phục vụ tốt hơn cho công việc.

Chẳng hạn, một hệ thống Quản lý hồ sơ dựa trên đám mây có thể cho phép nhiều người quản lý điều hành doanh nghiệp đồng thời làm việc trên cùng một hệ thống. Hơn nữa, nó cũng có thể gửi cảnh báo tự động cho nhân viên nếu có bất cứ thông tin hoặc số liệu nào bị bỏ lỡ.

Quản lý lợi ích của nhân viên

Lợi ích của nhân viên luôn luôn thay đổi tuỳ thuộc vào định mức của công ty hoặc do sự kỳ vọng của nhân viên. Trong một môi trường làm việc hiện đại, lợi ích của nhân viên lại càng có thể được cá nhân hóa hơn bao giờ hết, khiến bộ phận nhân sự càng ngày càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Bằng cách tận dụng quá trình tự động hóa để quản lý lợi ích của nhân viên thông qua một cổng thông tin trực tuyến, chi phí quản lý có thể được giảm xuống đáng kể

Những công cụ quản lý nhân sự tự động hoá tốt nhất hiện nay

OOC

Công ty giải pháp công nghệ OOC digiiMS là một trong những công ty đi đầu trong việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu với nhiều tính năng như:

  • Hệ thống báo cáo chuyên sâu hỗ trợ phân tích, đánh giá, dự đoán kết quả tương lai
  • Áp dụng công nghệ hiện đại, giao diện đẹp mắt
  • Hình ảnh lượng hoá dễ nắm bắt thông tin, tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị
  • Kết xuất excel chính xác số liệu, hình ảnh như trong phần mềm

Bamboo HR

Phần mềm phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với những tính năng như tự động nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và các tác vụ thông tin dữ liệu, tạo báo cáo để đạt được thông tin chi tiết về nhân sự và tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Quản lý hiệu suất, xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh và cơ sở dữ liệu và hồ sơ nhân viên 

Tương lai rộng mở của tính tự động hoá

Với sự thay đổi nhanh chóng và sức mạnh mà tự động hóa mang lại, xác suất thành công thường có thể được quyết định bởi tốc độ và chất lượng mà các chuyên gia nhân sự có thể nâng cao bản thân trong các thủ thuật mới. Khi các chức năng trong quản lý nhân sự ngày càng thúc đẩy công nghệ và doanh nghiệp trở nên phụ thuộc vào dữ liệu hơn, các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự sẽ cần phải tự mình tăng tốc với các khái niệm quản lý tiên tiến, tự động hoá. Đồng thời, khi các tổ chức tập trung vào các nhiệm vụ nhân sự chiến lược hơn, vai trò của nhân sự sẽ càng ngày càng trở nên nổi bật đến mức họ sẽ trở thành một tài sản không thể thiếu trong bảng quản lý cốt lõi. Với Tự động hóa một cách nhanh chóng tăng lên hàng ngũ những công nghệ nóng nhất vào năm 2019, phát triển hơn nữa của công nghệ này là khó có thể chấm dứt bất cứ lúc nào sớm. 

Nguồn:

Kredily.com

Đọc thêm:

Chuyển đổi số và giá trị thực tiễn. Nhìn lại những thành tựu của doanh nghiệp Việt

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *