KPI là gì?
Các chỉ số hiệu quả cốt lõi (KPIs) là các phép đo lường được sử dụng để theo dõi định kì và đánh giá hiệu suất của một doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Ngoài ra, KPI cũng được sử dụng để đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp tương đương khác trong ngành.
KPIs được sử dụng trong nội bộ và bên ngoài. KPIs nội bộ được dùng để đánh giá các mục tiêu nội bộ ở các ban phòng và bộ phận, nhưng cũng sẽ tác động đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPIs giúp doanh nghiệp thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên để hướng tới mục tiêu chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KPIs bên ngoài được dùng để đánh giá hiệu suất liên quan tới mục tiêu chung trong doanh nghiệp. Ngoài ra, chỉ số hiệu quả cốt lõi (KPIs) còn có thể thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác, tuỳ thuộc vào mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá hiệu suất được chọn.
Dưới đây là các bước phát triển thực hiện KPIs.
Bước 1: Thiết lập mục tiêu chung
Để có thể đo lường hiệu suất của mình dựa trên KPIs, thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thiết lập các mục tiêu chung mà họ mong muốn đạt được trước. Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ dựa trên mọi khía cạnh của hoạt động trong doanh nghiệp như các khoản như chi tiêu, quản lý tài sản, doanh thu, và các nhiệm vụ chính, v.v..
Bước 2: Thiết lập các yếu tố thành công then chốt
Những yếu tố thành công chủ yếu (CSF – Critical Success Factors) được xem như là các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện để nắm bắt thành công. Hơn nữa, các yếu tố có thể đánh giá và đo lường thời gian cụ thể mà doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu. Ví dụ như, các doanh nghiệp với mức doanh thu là $50 triệu đưa ra mục tiêu tăng doanh thu lên $60 triệu trong 12 tháng kế tiếp. Mục tiêu như vậy sẽ cụ thể hơn là chỉ để ra mục tiêu chung chung mà không có có sự đo lường hiệu suất công việc và thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu.
Bước 3: Thiết lập KPI từ các yếu tố thành công quan trọng
KPI tập trung và định lượng các yếu tố thành công then chốt và cho phép đo lường hiệu suất. Ví dụ, một yếu tố thành công chủ chốt liên quan đến KPI về “số lượt xem trang web”, như là bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội. Các doanh nghiệp có thể xem CSF như là các hoạt động quan trọng và nếu doanh nghiệp thực hiện đúng cách thì sẽ cải thiện các số liệu cho KPI.
Bước 4: Thu thập các biện pháp đo lường cho mọi khía cạnh của hoạt động trong doanh nghiệp
Bước này liên quan đến việc xác định các thay đổi về mặt số liệu trong một thời gian cụ thể. Và những con số hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra các mục tiêu mang tính khả thi và có thể đo lường hơn cho tương lai. Ví dụ: nếu mục tiêu của doanh nghiệp là tăng doanh thu từ 50 triệu đô la lên 60 triệu đô la trong một năm tới, thì doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách xem xét tiến trình thực hiện giữa tháng trước và tháng này.
Bước 5: Tính toán kết quả đo lường
Sự đo lường được thể hiện dưới dạng tỉ lệ, phần trăm hoặc mức độ. Qua đó, doanh nghiệp sẽ theo dõi được quá trình thực hiện công việc qua nhiều phạm vi khác nhau. Tất cả các chỉ số hiệu suất đều được coi là sự đo lường nhưng không phải tất cả sự đo lường đều là KPIs. Để sự đo lường được coi là KPI, thì cần phải mô tả được quá trình công việc thực tế mà có sự ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thế.
Khi một doanh nghiệp đã xác định các chỉ số hiệu suất chính của mình, doanh nghiệp có thể truyền đạt thông tin này cho nhân viên để mọi người hiểu các số liệu được sử dụng để đo lường hiệu suất của doanh nghiệp. Khi thực hiện KPI trong các bộ phận cụ thể của tổ chức, không cần phải liên quan đến tất cả nhân viên trong doanh nghiệp – chỉ cần các nhân viên gắn liền với bộ phận cụ thể.
Hầu hết các tổ chức theo dõi KPI thông qua các công cụ phân tích và báo cáo kinh doanh. Các công cụ này thu thập dữ liệu và trình bày thông tin dưới dạng các báo cáo bao gồm sự mô tả bằng số của các mức hiệu suất được đo. Trong nhiều doanh nghiệp, các chỉ số hiệu suất được trình bày cho ban quản lý dưới dạng phiếu ghi điểm hiệu suất và bảng điều khiển thông minh để dễ dàng xem xét và phân tích tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo sẽ sử dụng dữ liệu để đánh giá cách thức hoạt động của doanh nghiệp và tiến trình họ đạt được để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công Nghệ OOC